WEG-Verwaltung: Hausverwaltung nach dem WEG-Gesetz

Bei der WEG-Verwaltung steht für uns der sachliche Ausgleich zwischen den teilweise sehr unterschiedlichen Einzelinteressen und den übergeordneten Zielen und Pflichten der Gemeinschaft und der Verwaltung im Vordergrund.
Die Wünsche der Eigentümer gerade hinsichtlich Rendite, Wertsicherung und Wertsteigerung der gesamten Anlage und damit auch des einzelnen Sonder- und Teileigentums werden im Rahmen der Gegebenheiten umgesetzt.

Selbstverständlich führen wir auch die Verwaltung des Sondereingentums durch.
Wir liefern Transparenz der erbrachten Leistungen und sind setzen eine enge Zusammenarbeit nebst Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat voraus. Wirtschaftspläne, Abrechnungen und Auswertungen werden den individuellen Wünschen der Eigentümer angepasst.
Zurückliegende Wirtschaftsjahre können durch uns auf Wunsch kaufmännisch und juristisch aufgearbeitet werden.

Leistungsumfang der WEG-Verwaltung

Die Verwaltertätigkeit richtet sich im Allgemeinen nach den §§ 20 ff des Wohnungseigentumsgesetz und im Besonderen nach den zusätzlich vereinbarten Leistungen (gem. Angebot), der Teilungserklärung, der Gemeinschaftsordnung und ferner den gefassten Beschlüssen sowie dem Verwaltervertrag.

Ein pauschales Verwalterentgelt bedingt einen fest stehenden Leistungsumfang, welchen wir Ihnen hier auszugsweise vorstellen möchten. Erfahrungsgemäß müssen Leistungen hinzukommen oder werden nicht benötigt, so dass die individuelle Angebotsabgabe im Vordergrund stehen sollte.
Auf diesen Seiten können wir Ihnen nur einen kleinen Einblick in unsere Arbeit gewähren, ein persönlicher Termin vor Ort führt in der Regel zum gewünschten, individuellen Leistungsangebot durch uns.

Grundleistungen

Grundleistungen im Rahmen der Verwaltung von Wohneigentum

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die unabdingbaren, in§ 27 Absatz 1 und 2 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben.
Die Grundleistungen sichern der Eigentümergemeinschaft eine sach-/fachgerechte Verwaltung über das Gemeinschaftseigentum.

Wirtschaftsplan

Erstellung eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich ausgewiesener Verteilungsschlüssel je Kosten-/Einnahmeart, in Form von eines Gesamt-/ Einzelwirtschaftsplanes
gem. § 28 WEG je Einheit.
Jahresabrechnung
Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/ Teileigentum.

Status

Der Status enthält die Angaben über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontostände.

Einsichtnahme in Abrechnungsunterlagen

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Wohnungseigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – in unserem Büro oder einem anderen Ort zur Verfügung.

Eigentümerversammlung und Niederschrift

Eigentümerversammlungen:
Durchführen einer Wohnungseigentümerversammlung mit dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem abgestimmten Zeitpunkt, auch an Wochenenden.

Vorsitz und Niederschrift:
Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt der Verwalter den Vorsitz in der Versammlung und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse.

Controlling:
Betreuung, Überwachung und Pflege aller Vertragsverhältnisse zwischen der Eigentümergemeinschaft und Dritten (u.a. Behörden, Lieferanten, Handwerker, Banken und Versicherungen).

Geldverwaltung:
Einrichtung, Unterhaltung und Führung von auf den Namen der Gemeinschaft lautenden Bank-/Girokonten nebst Instandhaltungskonten sowie Kautions- und/oder sonstiger Rücklagenkonten.

Rechnungskontrolle:
Rechnerische und sachliche Prüfung aller fakturierten Geschäftsvorgänge nebst Anweisung/Bezahlung.

Einrichten der übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß zu führenden Buchführung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft, insbesondere:

  • Hausgeldkonten je Sonder-/ Teileigentum,
  • Einnahmekonten für Erträge,
  • Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer),
  • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel,
  • Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung),
  • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge,
  • Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse,
  • Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung,
  • Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmverbrauchs
  • Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-Jahresabrechnung.

Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage nebst monatlichen Zwischenprüfungen und quartalsweisen Ortsterminen mit dem Beirat (auf Wunsch).

Fachleute

Bestellung von Fachleuten auf Wunsch und Kosten der Gemeinschaft, sofern beschlossen.

Bauwesen Auftragsvergabe

Empfehlung:
Erarbeitung von Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Durchführung von Preisverhandlungen, Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum (s. 10.4).

Klärung:
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Schadensminderung:
Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensprävention, -minderung sowie -beseitigung.

Disposition:
Erstellen der schriftlichen Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft bis zu einer Höhe von 1.000,00 € als Geschäft der laufenden Verwaltung zu Lasten der Instandhaltungsrückstellung, sofern nichts anderes beschlossen.

Vertragswesen / Auftragsverwaltung:
• Auslösen von Reparaturen
• Erstellung von Bauverträgen
• Qualitative und quantitative Bauüberwachung
• Aufmaß und Rechnungskontrolle
• Prüfung der vertraglich geschuldeten Leistungen gem. VOB / DIN / VOL / Herstellerbedingungen

Verwaltung der Bauabzugssteuer / Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamt.

Überwachung:
Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Zwischen-/Schlussrechnungen sowie Teil-/Gesamtabnahmen.

Instandhaltung – Sofortmaßnahmen

Veranlassen von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturm oder Elementarschäden, gem. § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG.

Versicherungsschäden: Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Schlüsselbestellungen

Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheits-Schließanlage für das Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.

Technische Überwachung – Sicherheitseinrichtungen

Veranlassung der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und Wahrnehmung der Prüfungstermine u.a. mit den Technischen Überwachungsvereinen (TÜV/DEKRA etc.), hier u.a.

  • Heizungsanlagen sowie der Klimatechnik,
  • Aufzugsanlagen,
  • Blitzschutzanlagen,
  • Lüftungsanlagen sowie CO²-Anlagen (z. B. in Tiefgaragen),
  • Notbeleuchtungen,
  • Toren und sonstigen elektrischen Schließanlagen,
  • Brandschutzeinrichtungen,
  • Feuerwehrzufahrten,
  • Rettungswegen,
  • Funktions-/Druckprüfungen von Löschanlagen und -behältern,
  • Brandschutztüren, Rauchabzugsanlagen
  • Terminvereinbarung und Abrechnung mit den Beteiligten.

Selbstverständliches – Administrative Leistungen

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten für gemeinschaftliche Belange, soweit sie von der Verwaltung im Rahmen der aufgeführten Leistungen veranlasst wurden.

Leistungen Mietverwaltung